Votre lettre d'autorisation se périme. Voici ce que ça bloque

Quand un distributeur ou une agence vend votre marque sur Amazon, tôt ou tard Amazon demande une preuve qu'il a le droit de le faire. La plupart des propriétaires de marques signent une lettre d'autorisation une fois, la classent et l'oublient. Puis une demande arrive, l'ancienne lettre est refusée en quelques minutes, et un envoi ou un versement reste en suspens pendant qu'on cherche quelqu'un qui peut signer.

Où l'autorisation entre en jeu sur Amazon

Une lettre d'autorisation (LOA, pour letter of authorization) est une lettre signée par le propriétaire de la marque qui confirme qu'une entreprise nommée peut vendre ses produits. Sur Amazon, elle côtoie deux autres mécanismes, et chacun a son rôle :

• Les approbations de marque et de catégorie. Certaines marques et catégories sont restreintes : un vendeur doit présenter une demande avant de les mettre en vente. La page d'aide sur les approbations d'Amazon, identique sur Amazon.com et Amazon.ca, énumère les documents à préparer : des factures d'achat datées de moins de 180 jours, des photos du produit, des lettres d'autorisation de la marque s'il y a lieu et les certifications de sécurité. L'examen prend de 2 à 7 jours ouvrables.
• Les rôles de vente dans Brand Registry. Si votre marque est inscrite à Amazon Brand Registry, le programme gratuit d'Amazon pour les marques qui ont une marque de commerce enregistrée ou en attente, votre administrateur peut connecter un compte vendeur et lui attribuer un rôle. Amazon décrit le rôle Brand Representative comme celui des vendeurs internes de la marque, et le rôle Reseller comme celui des vendeurs externes que la marque autorise. Le vendeur accepte l'invitation et le rôle devient actif. Les détails sont sur la page Brand Registry roles d'Amazon.
• La vérification du compte. Amazon revérifie périodiquement l'entreprise derrière un compte vendeur. D'après notre expérience, quand les personnes qui gèrent un compte ne sont pas les propriétaires de l'entreprise, Amazon peut exiger une lettre signée selon son propre modèle.

Le piège des 180 jours

La règle publiée par Amazon veut que les factures soumises pour une approbation soient datées de moins de 180 jours. D'après notre expérience, les lettres suivent la même horloge. Nous avons vu une lettre acceptée par Amazon l'année précédente être refusée dès qu'elle a été téléversée de nouveau, avec une demande d'une ligne pour un nouveau document. Ce qui comptait, c'était l'écart entre la date sur la lettre et le jour du téléversement.

Deux autres choses nous ont fait trébucher :

• Le modèle change. Quand Amazon fournit le libellé, il peut changer d'une demande à l'autre. Un modèle de vérification plus récent ajoutait une clause permettant au compte d'approuver de nouveaux utilisateurs et de leur donner accès aux fiches, aux messages des acheteurs et aux remboursements. Une lettre copiée sur la demande de l'année précédente ne l'avait pas.
• Les noms doivent correspondre exactement. La dénomination sociale doit correspondre au dossier du compte caractère pour caractère, accents compris. Nous la tirons du dossier du compte, jamais de mémoire.

Ces demandes viennent avec une échéance. L'avis que nous avons traité prévenait que les fiches et les versements seraient désactivés une fois le délai écoulé. Chaque téléversement refusé gruge une partie de ce délai.

Ce qu'un rôle manquant bloque

Le 31 mars 2026, Amazon a mis fin au regroupement des stocks (commingling), c'est-à-dire l'envoi à un client de l'unité identique de n'importe quel vendeur à partir de l'entrepôt le plus proche. Sa FAQ sur les codes-barres, la même sur Amazon.ca, trace maintenant une ligne claire. Seuls les vendeurs qui ont le rôle Brand Representative peuvent envoyer leurs produits chez FBA avec le code-barres du fabricant, le CUP déjà imprimé sur votre emballage. Tous les autres vendeurs, y compris les revendeurs autorisés, doivent apposer une étiquette code-barres Amazon (un FNSKU, qui commence par X) sur chaque unité. Les unités de revendeurs reçues sans étiquette sont traitées comme défectueuses, et les unités non étiquetées ne sont plus admissibles au remboursement.

Nous avons vécu une version de ce problème avant l'échéance. Un plan d'envoi FBA a retiré un produit parce que notre compte n'était pas le représentant de la marque et que cette fiche utilisait le code-barres du fabricant. La solution : un nouveau SKU sur le même ASIN, auquel Amazon a attribué son propre FNSKU, expédié à part avec des étiquettes Amazon. Amazon confirme qu'un nouveau SKU ne remet pas à zéro les évaluations et les avis, puisqu'ils sont rattachés à l'ASIN.

Ce qu'il faut retenir : décidez du rôle que votre partenaire Amazon devrait avoir, et attribuez-le dans Brand Registry. Le rôle détermine s'il doit étiqueter chaque unité, et quelles données il voit. Amazon précise que le rôle Reseller ne donne pas accès à Brand Analytics.

Une autorisation, c'est un document vivant. Amazon en relit la date, le libellé et les noms chaque fois qu'elle la demande, et le rôle que vous attribuez détermine comment votre partenaire expédie. Révisez-la selon un calendrier, avant qu'Amazon ne vous la demande.